Bij het begeleiden en testen van een nieuwe implementatie komt veel werk kijken. Gelukkig hoeft functioneel beheer hierbij niet alles alleen te doen.
Wat is precies de taak van de functioneel beheerder en waarbij krijgt hij ondersteuning van zijn collega’s? En welk proces gaat eraan vooraf?
Start van nieuwe implementatie: implementatietests
Het is belangrijk dat functioneel beheer er eerst achter komt welke behoeftes er spelen in de organisatie. De eerste stap als functioneel beheerder is daarom het verzamelen van wensen. Deze wensen specificeer je, vervolgens maak je een impactanalyse en prioriteer je.
Daarna maak je een functioneel ontwerp waarin je omschrijft wat er precies gaat gebeuren. Pas als je deze stappen allemaal doorlopen hebt, is het tijd voor de daadwerkelijke implementatie, die je uitvoert met een projectgroep.
Drie verschillende implementatietests
Na de implementatie kunnen er drie verschillende tests volgen:
- Technische applicatietest, gericht op de tool
- Functionele applicatietest, gericht op het proces
- Gebruikersacceptatietest, gericht op de mens
Afhankelijk van de inhoud en grootte van de implementatie, zijn alle tests nodig of juist alleen een specifieke test.
De technische applicatietest: werken de tools?
Stel dat een facilitaire afdeling werkt met reserveringenbeheer-software en overstapt van pakket X naar Y. Bij het overzetten van de data is het belangrijk dat je naar de technische aspecten van de applicatie kijkt. Ofwel: een technische applicatietest.
Werkt de tool nog goed nadat je de inrichting hebt aangepast? Je kunt bijvoorbeeld testen of de software na de nieuwe inrichting traag wordt, en of de verstuurde mails ook aankomen bij mensen buiten het eigen bedrijf. De functioneel beheerder voert deze test vaak samen uit met een technisch applicatiebeheerder.
Functionele applicatietest: kloppen de processen?
Samen met de proceseigenaar of key user heb je de processen zoals deze in pakket X werkte, vertaald naar de nieuwe tool.
Dit vertalen gaat vaak goed bij kleine organisaties, waar weinig uitzonderingen op het proces plaatsvinden.
Als er meerdere mensen, vestigingen of afdelingen op hun eigen manier met de reserveringssoftware werken, kun je tijdens de implementatie processtappen vergeten zijn. Denk aan parkeerplekken die niemand meer kan reserveren voor locatie X. Dankzij de test kom je erachter dat het reserveren niet meer mogelijk is.
Ook als de tool op het gebied van de processen niet goed ingericht is, komt dat naar voren tijdens de test. Het blijkt bijvoorbeeld dat een aantal belangrijke rapportages die in pakket X wel mogelijk waren, niet meer uit te voeren is.
De functionele applicatietest wordt vaak uitgevoerd met key users, proceseigenaren of managers die sturen op de rapportages.
Gebruikersacceptatietest: kan iedereen goed met de software werken?
Bij de gebruikersacceptatietest vraagt de functioneel beheerder of behandelaars willen rondklikken en testen in de tool aan de hand van filmpjes of handleidingen. Kunnen ze goed met de tool werken? Dan weet je dat de documentatie helder is en klaar is voor de livegang.
Maak gebruik van een testscript
Zowel bij de functionele applicatietest als de gebruikersacceptatietest stel je een testscript op met opdrachten. Denk bijvoorbeeld aan het aanmaken van een reservering, waarbij de handelingen aan een aantal criteria moeten voldoen. De collega’s die het testen, kunnen dan uitvinden of ze er op hun eigen manier uitkomen.
Aan de slag met module
Zijn de drie tests geslaagd? Zijn we helemaal tevreden? Dan is de module geïmplementeerd en kunnen we ermee aan de slag. Als functioneel beheerder rest jou de taak alles te beheren.
Nog meer halen uit functioneel beheer?
Slimmer omgaan met je applicaties en veel geld besparen voor je organisatie? Lees hoe je dit aanpakt in ons gratis e-book Functioneel beheer.
