Hoe zorg je ervoor dat een nieuwe medewerker op dag één alles heeft om direct aan het werk te kunnen? Medewerkers van de HR-, IT- en Facility afdeling hebben zich over deze vraag gebogen en komen tot één conclusie, het moet samen.
We geven je twee praktische tips hoe je de indiensttreding samen goed kunt aanpakken.
Indiensttreding nieuwe collega goed regelen
Is een nieuwe medewerker in jouw organisatie direct operationeel? Heeft hij alles wat hij nodig heeft voor zijn functie, zoals een werkplek, toegangspas en inlogaccount? Bij veel organisaties is dit niet het geval.
Een van de redenen hiervoor is dat HR-, IT- en facilitaire afdelingen te veel langs elkaar heen werken. De hamvraag is dus: hoe kun je het indiensttredingsproces zo goed mogelijk regelen?
Wie is er verantwoordelijk voor de onboarding van een nieuwe collega?
Bij veel organisaties is er niet één specifiek persoon verantwoordelijk voor het totale indiensttredingsproces. Iedere afdeling heeft een gedeelte van het proces op zich genomen, maar niemand heeft een beeld van het totaalplaatje.
Nu hoor ik je denken: wie zou deze persoon moeten zijn? Het maakt eigenlijk niet uit wie deze persoon is. Zolang er maar iemand verantwoordelijk is. Het antwoord? Stel een onboarding workflow op.
Een HR-adviseur is logisch, omdat die hier sowieso veel werk voor moet doen voor het indiensttredingsproces. Een HR-adviseur is daarnaast eindverantwoordelijke voor de dienstverlening naar de nieuwe medewerker, zodat die zonder problemen van start kan op zijn eerste werkdag. Maar een IT-medewerker is ook een optie, omdat die vaak toch al toegang heeft tot privacygevoelige informatie.
Piet was ziek
‘Piet regelt altijd de CRM-accounts, maar die was ziek’. Dat is een van de vele voorbeelden van waar het mis kan gaan bij het indiensttredingsproces. De oplossing: zorg dat werk overdraagbaar is.
Leg vast welk proces er bij een indiensttreding gevolgd moet worden en communiceer dat naar de desbetreffende medewerkers.
Wel zijn er vaak enkele uitzonderingen van toepassing bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Houd daarom de 80/20-regel in gedachte: zorg dat je tachtig proces standaardiseert, en houd de rest flexibel.
Zet de interne klant ook centraal
Het is niet alleen belangrijk dat een nieuwe medewerker zich direct goed geholpen voelt bij binnenkomst. Het is fijn als de rest van je collega’s zich ook goed geholpen voelen. Tips voor het centraal stellen van de interne klant als dienstverlenende afdeling lees je in ons gratis e-book ‘De Klant Centraal’.
