Een van de belangrijkste redenen om met servicemanagement software te werken is de rapportagefunctie. Denk hierbij aan de vraag hoeveel meldingen of wijzigingen er in een bepaalde periode zijn. De afdeling functioneel beheer ondersteunt de organisatie bij het maken van rapportages. Maar is het jouw taak om alles in eigen beheer te houden, of besteed je dit nu uit?
Hoe rapporteer je als functioneel beheerder?
Er zijn meerdere manieren om te rapporteren aan de organisatie. Welke opties zijn er, en elke voor- en nadelen kennen ze?
Optie één: houd alle rapportages in eigen beheer
Bij de eerste variant beheert de functioneel beheerder alle rapportages zelf. Dit houdt in dat als iemand een rapportage wil, hij dit bij functioneel beheer moet vragen. Zo houd je als functioneel beheerder alles zelf onder controle.
Stel er is een servicemanagementdatabase met hierin meldingen van zeven afdelingen van de laatste tien jaar, en voor een rapportage worden alle incidenten opgevraagd. Het zou dan gemakkelijk over twee miljoen meldingen kunnen gaan. Dit is een zware belasting voor de applicatie, met als gevolg dat de servicemanagementsoftware erg traag wordt voor de gehele organisatie.
Als de functioneel beheerder dit zelf beheert, gebeurt dit niet. Hij weet wat het systeem aankan en dus ook welke rapportage hij wel en niet kan maken. Het nadeel van eigen beheer is wel dat het je heel veel tijd kost. Je moet alle rapportages zelf aanmaken en dat is niet altijd even uitdagend.
Optie twee: maak gebruik van dashboards om te rapporteren
Bij de tweede variant faciliteert de functioneel beheerder alleen dashboards. Op een dashboardzijn verschillende soorten rapportages zichtbaar, die overzichtelijk laten zien hoe alles ervoor staat. Deze dashboards zijn bijvoorbeeld te vinden op een servicedesk, zodat de status van meldingen in een oogopslag zichtbaar is.
Het is aan de functioneel beheerder om deze dashboards goed uit te denken, uit te werken en te beheren. Hij kan er bijvoorbeeld voor kiezen om aparte dashboards voor ICT, HR en FM te maken. Deze borden geven voor elke groep dezelfde informatie. Dit is niet erg flexibel, maar het voordeel is dat iedereen in de organisatie over dezelfde gegevens spreekt. Iedereen ziet namelijk dezelfde rapportages.
Optie drie: leid specifieke groepen op
Bij variant drie leidt de functioneel beheerder een specifieke groep op. Hier kun je key users voor inzetten. Hij geeft ze een training waardoor ze zelf rapportages kunnen maken. Het is wel van belang dat de functioneel beheerder spelregels opstelt. Voorbeelden hiervan zijn een specifieke naamsopbouw die bij elke rapportage gelijk moet zijn zodat het overzicht bewaard blijft of dat er geen uitroeptekens gebruikt mogen worden.
Of dat aan iedere rapportage een selectie ten grondslag moet liggen. Deze selectie kan bijvoorbeeld bestaan uit alle openstaande meldingen van de facilitaire afdeling met een specifieke behandelaar. Deze selecties zijn nodig omdat de database te groot is, en dan is er het gevaar dat de belasting te groot is voor de servicemanagementsoftware, waardoor het systeem uit kan vallen.
Optie vier: iedereen in control
Bij de laatste variant kan en mag iedereen rapportages of selecties maken. Er zijn geen spelregels en eigenlijk mag iedereen doen en laten wat hij wil. Dit is voor zowel de gebruikers als de functioneel beheerder fijn, omdat ze kunnen aanmaken wat ze zelf willen. Het nadeel is echter dat het leidt tot een lange lijst met rapportages die uiteindelijk niet meer gebruikt worden. Deze optie wordt meestal gehanteerd bij nieuwe implementaties of bij de wat kleinere bedrijfjes.
Nog meer halen uit functioneel beheer?
Slimmer omgaan met je applicaties en veel geld besparen voor je organisatie? Lees hoe je dit aanpakt in ons gratis e-book Functioneel beheer.
