Hogyan lehet javítani a hatékonyságot a service desk mindennapjaiban? Az informatikai szakemberek a hatékonyság növelésével és az ügyfélélmény javításával hatással vannak az összes többi részlegre és a vállalat eredményére is.
De a gyakorlatban hogyan lehetünk produktívabbak? Ezt fogjuk áttekinteni a mai bejegyzésben.
Olvasson tovább és ismerje meg tippjeinket!
1. A csapat motivációja
Ha a vezető szeretné az informatikai csapatot még effektívebbé tenni, akkor a csapat motiválásába és elismerésébe elengedhetetlen befektetnie. Ez magában foglalja az egészséges vállalati környezet megteremtését, amely kellemesebbé és ösztönzőbbé teszi a munkavégzést.
A csapat motiválása azt is jelenti, hogy célt kell találni a csapat számára, okot kell adni az informatikusnak a feladatok elvégzésére, ami növeli a motivációt és következésképpen a csapat hatékonyságát.
2. Fókusz
Az összpontosítás alapvető fontosságú a service desk működéséhez. Természetesen minden munkavállalónak egyedi munkamódszere van, de általánosságban elmondható, hogy azok az emberek produktívabbak, akik képesek jól fókuszálni feladataikra.
Az informatikai szakemberek mindennapjaiban gyakori, hogy nagy mennyiségű megkeresést kapnak, ezért az összpontosítás érdekében fontos, hogy rangsorolni tudják a feladatokat, és egyszerre egy-egy igényen dolgozzanak csak.
Így a munkavállalónak nagyobb a teljesítményérzete, és kevésbé túlterhelt, ami kihat a produktivitására.
A kanban nagyon hasznos lehet ebben az értelemben, hiszen az agilis módszertan ezen eszközei egyre nagyobb teret nyernek az informatikai csapatokban is.
3. Szervezet
A fókuszáláshoz hasonlóan a szervezés is magában foglalja a tevékenységek rangsorolását, és ennek következtében a hatékonyság növelését.
Megfelelő tervezéssel és szervezéssel az informatikai szakember ismerheti a felelősségi körébe tartozó igényeket, és becsléseket készíthet arról, hogy mennyi időbe telik az egyes feladatok elvégzése.
Az alkalmazottak nagyobb szervezettségével az egész csapat nyer, mert mindenki ellenőrizheti és kiszámíthatja, hogy a különböző feladatokat mennyi idő alatt végezze el. Így a csapatmegbeszéléseken mindenki bemutathatja, hogy mit tesznek, és mik az előrejelzések az igényekkel kapcsolatban.
4. Célok és mérőszámok
A célok és a mérőszámok központi szerepet játszanak egy olyan informatikai szakember számára, aki tudni szeretné, hogyan lehet produktívabb. Itt a menedzser szerepe kulcsfontosságú, hogy segítsen a csapatnak a célok meghatározásában és a csapat előrehaladásának nyomon követésében.
Az okosabb folyamat érdekében a nagy célokat kisebb célokra kell bontani, és mérni kell azok hatékonyságát. Például, hogy a csapatnak naponta hány hívást kell megoldania, és mi az egyes informatikai szakemberek egyéni célja.
A kinyert adatokból megtudhatjuk, hogy a csapat mennyit tud teljesíteni, és mennyi időbe telik az egyes feladatok elvégzése. Ez optimalizálja a szervezési és tervezési folyamatot, mivel az előrejelzés segít a szállítások szerinti rutin kialakításában.
Ezen túlmenően a mérőszámok segítenek feltárni azokat a javítandó pontokat, amelyeken a csapat dolgozhat.
Ezért a termelékenység növelése érdekében az informatikai szakembereket a munkaórák helyett az eredményeknek kell vezérelniük. Ez közvetlenül hozzájárul a csapat motivációjához, amelyről az első témakörben beszéltünk.
Végtére is, a célok segítenek a munkavállalónak, hogy megszervezze a rutinját, és a teljesítése azokat.
5. Speciális eszközök
A csapat támogatására olyan szolgáltatásmenedzsment rendszerek állnak rendelkezésre, amelyek funkciói biztosítják az informatikai szakemberek produktivitását.
Egy ilyen eszköz lehetővé teszi a bejelentések rangsorolását, a feladatok delegálását szakértő ügynököknek, munkafolyamatok létrehozását és a felelősök értesítését a határidőkről. Mindez olyan forgatókönyvet alkot, amely ösztönzi a szervezettséget és a koncentrációt, tehát a hatékonyságot.
Emellett a service desk eszközzel olyan testreszabott jelentéseket lehet készíteni, amelyek lehetővé teszik, hogy konkrét adatokból mérje az egyes alkalmazottak teljesítményét. Ez nagyban hozzájárul a csapat céljainak meghatározásához és a részleg jobb irányításához.
A hatékony IT üzleti sikerekhez vezet
Az informatikai szakemberek alapvető részei a vállalatoknak. Fontos, hogy megbecsüljük őket a piacon, és segítsük őket abban, hogy szakemberként fejlődjenek.
Az eredmény nemcsak a csapat, hanem a szervezet egésze számára is előnyös.
Szeretne még produktívabb Service Desket?
Nézze meg egy másik cikkünkben, hogy hogyan segíthet önnek egy hatékony tudásbázis!
