Mennyibe kerül egy ITSM eszköz? Bár ezt a kérdést bonyolult megválaszolni, mivel nagyon sok tényezőt kell mérlegelni, igyekszünk néhány általános iránymutatást adni.
Ha IT Service Management szoftvert keres, akkor sok mindent kell megvizsgálnia, mielőtt kapcsolatba lépne az esetleges beszállítókkal, vagy megrendelne egy fizetős megoldást.
Bizonyára ön is meg szeretné ismerni az összes elérhető funkciót, látni szeretne néhány ügyfélbizonylatot, felhasználói tapasztalatokat, véleményeket; illetve tudni szeretné, hogy milyen ügyféltámogatás van.
Mielőtt azonban értékes időt és erőforrásokat fordítana az eszközök összehasonlítására és a legjobban tetsző eszközök szűkített listájának összeállítására, előbb egy mérvadó dologgal kell foglalkoznunk: megengedheti-e magának, hogy egyáltalán ITSM szoftverekkel foglalkozzon?
Az által, hogy megtudja, mennyibe kerülnek az IT szolgáltatásmenedzsment szoftverek általában, könnyebben eldöntheti, hogy egyáltalán szeretne-e ezekkel részletekbe menően foglalkozni. Ha esetleg most nem prioritás mindez, a jövőre nézve még hasznosak lehetnek a kiderített információk.
Úgy tűnik, hogy a SaaS előfizetések megjelenése átláthatóbbá teszi a szolgáltatásmenedzsment szoftverek világát, mivel a gyártók a honlapjukon feltüntetik a kezdő árakat. De mi van akkor, ha ezt egy autó vásárlásához hasonlítjuk? Az autóknak gyakran van induló ára, de rengeteg lehetséges extrával is járnak, például biztosítással, adókkal és karbantartással. De akárcsak egy új autó vásárlásakor, itt sem könnyű kideríteni, hogy végül mennyit kell fizetnie egy ITSM eszközért.
Olvasson tovább, és tudja meg cikkünkből, hogy milyen tényezőket kell figyelembe vennie az ITSM eszközök árainak összehasonlításakor.
Ne a legalacsonyabb induló árra összpontosítson
A legolcsóbb szoftver keresése során egyes szervezetek talán csak a leendő ITSM eszközük kezdeti árára összpontosítanak.
Hogy miért ne kövesse ezt az utat?
Először is, az alacsony induló ár nem mindig az, aminek látszik. Néhány ITSM beszállítónak rengeteg rejtett költsége van, ahol például eszközönként vagy bejelentésenként kell fizetni. Ezt érdemes szem előtt tartani az árak összehasonlításakor.
Az alacsony árra való összpontosítás azt is jelenti, hogy feláldozza az olyan előnyöket, mint az alacsony karbantartás, a minőség, a rugalmasság, a felhasználóbarát jelleg, az innováció, a frissítések, a biztonság és a kapacitás. Ezekért esélyes, hogy külön kell majd fizetnie, így pedig összességében már nem olyan kedvező a konstrukció, amit korábban annak ítélt meg.
Ne feledje: egy ITSM eszköz bevezetése olyan beruházás, amely pénzbe, erőforrásokba és időbe kerül. Mi történik, ha rossz partnert választ? Ezt a befektetést nem fogja visszakapni, miután elváltak útjaik. Ezért fontos, hogy időt szánjon arra, hogy megtalálja az önnek megfelelő beszállítót.
Döntse el, milyen funkciókat szeretne
Először is gondolja végig, milyen funkciókat szeretne használni a szervezete. Az IT szolgáltatáskezelő eszköz megvásárlásakor leggyakrabban előforduló kiegészítő funkciók közé tartoznak a következők:
Incidenskezelés
Eszközkezelés
Üzemeltetések kezelése
Change & Release menedzsment
Problémakezelés
Tudásmenedzsment
Erőforrás-menedzsment
Dashboardok és riportok
Önkiszolgáló portál
Kérelmek teljesítése
Szolgáltatási katalógus kezelése
Látogatók kezelése
Foglalások kezelése
Ingatlankezelés
Munka megrendelések
Szerződés és SLA menedzsment
Tervezett megelőző karbantartás
És ez csak a jéghegy csúcsa. Mivel a legtöbb szoftvergyártó szolgáltatásonként számol fel díjat, jó, ha előre tudja, hogy mely funkciókra lesz szüksége – mind a jelenlegi helyzetében, mind a jövőben. Fontos azt is felmérni, hogy fizethet-e funkciónként, vagy ragaszkodnia kell-e bizonyos csomagokhoz, amelyeket a szállító összeállított.
On-premise vagy SaaS?
Bizonyára többen is vagyunk, akik élénken emlékeznek, hogy tinédzserként, valahol a kilencvenes években számítógépboltba jártunk, és délutánonként csak böngésztük a polcokat új videojátékok után kutatva. Ma már csak feltöltjük a Steam-fiókunkat, és elkezdünk játszani. Könnyen meglehet, hogy egyes szervezetek ugyanezt az on-demand élményt szeretnék majd az ITSM beszállítójuktól is.
A Saas (Software as a Service) számos előnnyel jár. Ilyenek például a gyakori automatikus frissítések, és hogy nem kell aggódni a technikai karbantartás miatt sem. Megjegyezzük, hogy az on-premise – vagyis amikor a szoftvert az ön saját szervezetének telephelyén lévő számítógépekre telepítik és futtatják – is rendelkezik néhány sajátos előnnyel, és könnyen előfordulhat, hogy ezen lehetőséggel is találkozik, amikor ITSM eszközt keres.
Egyes szervezetek számára – különösen ahol jogszabályok általi kötöttségekről beszélhetünk – a helyben telepített ITSM eszköz megléte még kötelező is.
A SaaS és az on-premise közötti választásnak komoly következményei lesznek a teljes tulajdonlási költségre (Total Cost of Ownership – TCO) nézve. Ezért a különböző árképzési szempontok felsorolásakor rámutatunk a SaaS és az on-premise közötti különbségekre.
Hogyan befolyásolja a telepítés és a bevezetés az ITSM szoftverek költségeit?
Amikor valaki megkérdezi tőlünk, hogy mennyibe kerül az IT szolgáltatáskezelő szoftverünk, a bevezetés mindig kulcsfontosságú tényező.
Lehet, hogy egy valódi SaaS beszállító esetében nem kell telepíteni semmit, viszont a szállítónak a saját részéről kell némi beállítást végeznie. A SaaS előnye egy helyhez kötött eszközzel szemben az, hogy ezekért a beállításokért egyszeri díjakat kell csak fizetni, mivel az első naptól kezdve minden frissítés apró és iteratív lesz.
A helyhez kötött rendszerekhez kezdeti beállításra van szükség, még akkor is, ha semmit sem akar testre szabni, vagy más rendszerekkel integrálni. Mindig lesz költsége a szoftver telepítésének, az adatbázis konfigurálásának, és persze annak ellenőrzésének, hogy minden rendben működik-e. És mi van ha készen van a szoftver legújabb verziója? Számítson arra, hogy minden alkalommal kisebb, de attól még jelentős díjat kell fizetnie.
A telepítés után a megoldást (mind a SaaS, mind az on-premise esetében) megfelelően be kell állítani az ön részéről, hogy maximális eredményeket érjen el. Egy ITSM eszköz bevezetésének költsége általában attól függ, hogy hány tanácsadóra és mennyi időre van szükség. Itt döntő tényező lesz az ön által használt funkciók száma, a vállalat mérete és az eszközt használni szándékozó részlegek száma.
Hogyan befolyásolják a licencek és az előfizetések az ITSM szoftverek költségeit?
On-premise szoftverben gondolkodik? Akkor valószínűleg örökös licencet keres: egyszeri díj ellenében örökké használhatja kedvenc ITSM szoftverének egy adott verzióját. Lehetőség van a szoftver lízingelésére vagy előfizetésre is, ami azt jelenti, hogy éves díjat kell fizetnie.
A SaaS-rendszer választása azt jelenti, hogy havonta, évente vagy akár néhány évente is számláznak önnek. Természetesen, ha hosszabb időre választja az előfizetést, nagyobb kedvezményt kaphat. A TCO kiszámításakor vigyázzon: semmi sem akadályozza meg a szállítót abban, hogy emelje az árait.
Hogyan befolyásolja az adatmigráció az ITSM szoftverek költségeit?
Akár már használ szolgáltatáskezelő eszközt, akár táblázatokkal és e-mailekkel dolgozik: mindig vannak olyan adatok, amelyeket nem akar vagy nem tud hátrahagyni. Az adatok migrálása nagyban függ attól, hogy mennyi adatról van szó, és milyen formátumban. Egyes migrációkat könnyű lesz elvégezni, de néha az összes adatot át kell konvertálnia egy másik formátumba. Mind a SaaS, mind a helyhez kötött szolgáltatások esetében egyszeri díjra kell számítani.
Hogyan befolyásolja a képzés az ITSM szoftverek költségeit
Ha az új szolgáltatásmenedzsment szoftver bevezetését sikerre akarja vinni, fel kell készítenie a felhasználókat és az ügynököket. A gyártók gyakran kínálnak valamilyen (házon belüli) képzést, hogy az alkalmazottak, az ügynökök és az alkalmazásmenedzserek felkészülhessenek. Ez lehet egy egy- vagy kétnapos tanfolyam, webinárium vagy e-learning program. A költségek attól függnek, hogy hány alkalmazottja van a szervezetnek.
Ne feledkezzen meg a karbantartásról és a támogatásról
Amikor különböző szolgáltatókat vizsgál, észreveheti, hogy a legtöbb SaaS szolgáltató nem említi a karbantartási vagy támogatási díjakat. Ez nem azt jelenti, hogy nincsenek: ezek egyszerűen csak benne vannak az előfizetési díjban. Legyen azonban óvatos, mert ez sokszor csak az alapvető támogatásra és karbantartásra igaz. Ha további támogatásra van szüksége, gyakran külön díjat kell fizetnie.
A helyhez kötött szoftverekhez általában éves karbantartási szerződés tartozik, amely magában foglalja a támogatást, a frissítéseket, és a hibajavításokat is. Számítson arra, hogy az örökös licencköltségek körülbelül 20%-át kell fizetnie. A SaaS szoftverek licencelési költségeihez hasonlóan a gyártók dönthetnek úgy, hogy az első szerződés lejárta után megemelik a helyhez kötött karbantartási költségeket.
Hogyan befolyásolja a hardver az ITSM szoftverek költségeit
SaaS megoldásokat keres? Akkor ez nem fog sok fejtörést okozni az ön szervezetének. Az on-premise vásárlóknak azonban lehet, hogy frissíteniük kell, vagy új hardverbe kell beruházniuk, hogy az új szoftverük zökkenőmentesen fusson. Gondoljon új adatbázis-szerverekre, munkaállomásokra vagy infrastruktúrára. És ne feledkezzen meg a tárhely költségeiről sem. A tényleges költségek itt a szervezet méretétől és a jelenlegi hardver állapotától függnek.
Hogyan befolyásolja a személyzet az ITSM szoftverek költségeit
Végezetül, akár SaaS-t, akár helyi telepítésű megoldást keres, egy vagy több embert kell a szervezetén belül elkülönítenie, vagy új alkalmazottakat kell felvennie, hogy a szoftvert fenntartsa és működtesse. Annyi biztos, hogy szükség lesz egy alkalmazásmenedzserre, aki szemmel tartja a fontos dolgokat.
Ne feledje, hogy egy megfelelő szolgáltatáskezelési megoldással a személyzeti költségeket is megspórolhatja, mivel hatékonyabban tud majd dolgozni, így rengeteg időt takaríthat meg, amelyet másra fordíthat.
Az egyik költség, amelyet a helyben vásárlók gyakran figyelmen kívül hagynak, az a dedikált támogatás és karbantartás, amelyre a szerverek karbantartásához lesz szükségük. A saját frissítések kezelése (és minden egyes változtatás tesztelése) szintén olyan feladat, amely a saját informatikai személyzetére hárul.
Mint látható, sok mindent figyelembe kell venni az ITSM szoftverek árainak összehasonlításakor. Remélhetőleg ez a lista megkönnyíti a vállalkozásának megfelelő eszköz kiválasztását. És ne feledje: az árképzés csak egy szempont, amelyet figyelembe kell vennie, amikor új ITSM megoldásokat keres.
Szeretne további tippeket és trükköket a megfelelő ITSM megoldás kereséséhez?
Ismerje meg jobban a TOPdesket, és egyeztessen egy online demó alkalmat kollégáink valamelyikével!
