Renske van der Heide, a TOPdesk Happy Workplace nagykövete elmondja, hogyan teremthet boldogabb munkahelyet az alkalmazottak számára. Ebben a posztban megtudhatja, hogy miért fontosabb most az IT és a létesítményüzemeltetéssel foglalkozó részlegek közötti együttműködés, mint valaha, és hogy a mesterséges intelligencia hogyan biztosíthat barátságosabb szolgáltatási élményt.
A munkahelyi boldogsághoz vezető utak
A Happy Workplace nagyköveteként napjaim nagy részét azzal töltöm, hogy ITSM és Enterprise Service Management (ESM) szakembereknek beszélek arról, hogy mennyire fontos az alkalmazottakat előtérbe helyezni. Előadásokat tartottam, kerekasztal-beszélgetéseken vettem részt, és cikkeket írtam arról, hogy miért a munkavállalói boldogság előtérbe helyezése a legjobb dolog, amit a vállalatunkért tehetünk. Biztos vagyok benne, hogy ha küldetésévé teszi, hogy örömet szerezzen alkalmazottainak, akkor azok elkötelezettebbek, kreatívabbak és kötődőbbek lesznek, és ennek következtében jobb munkát fognak végezni. Ez minden típusú vállalkozásra vonatkozik, és úgy vélem, hogy az IT-menedzsment szakemberek létfontosságú szerepet játszhatnak ebben.
Ez az én 5 legjobb tippem arra vonatkozóan, hogy hogyan járjon alkalmazottai kedvében:
1. Ismerje meg őket, de ne bombázza őket kérdésekkel
Mielőtt elkezdené boldoggá tenni alkalmazottait, meg kell értenie, kik ők. Ezt többféleképpen is el lehet érni, de a kedvencem a kontextuális kutatás: az emberek strukturálatlan megfigyelése és megkérdezése. Ahelyett, hogy egy teljes kérdőívet készítene, kezdje egyetlen kérdéssel. Például: Hogyan használják az alkalmazottaim a nemrég bevezetett eszközt? Ezt a kérdést szem előtt tartva töltsön velük egy kis időt, kérdezze meg, mit csinálnak, írja le a napi feladataikat és azt, hogy hogyan végzik el azokat. Ez a nem feltűnő megközelítés lehetővé teszi, hogy valóban az alkalmazottak helyébe képzelje magát, és megtudja, mi mozgatja őket.
2. Beszéljen olyan alkalmazottakkal, akik általában nem veszik igénybe az ön szolgáltatásait
A panelbeszélgetés remek módja annak, hogy világos képet kapjon alkalmazottai igényeiről és szükségleteiről, különösen akkor, amikor szolgáltatásait újratervezi vagy frissíti. Ha azonban csak a napi rendszerességgel telefonáló végfelhasználókat vonja be, akkor nagyon korlátozott képet kap. Ha pedig ők már nagyon aktív felhasználók, akkor felesleges energiát pazarol arra, hogy a szolgáltatások igénybevételére ösztönözze őket; hiszen nincs értelme meggyőzni azokat, akik már amúgy is használják ezeket.
Miután bevonja azokat az alkalmazottakat, akik ritkábban (vagy egyáltalán nem) használják a service desk-eszközöket, betekintést nyerhet abba, hogy miért áll fent ez a helyzet, és hogy hogyan javíthat ezen. Azzal, hogy meghallgatja a felhasználók sokszínű, különböző elképzelésekkel és háttérrel rendelkező csoportját, nemcsak tisztább képet kaphat a felhasználói bázisról, hanem akár új nagyköveteket is létrehozhat a szervezeten belül a szolgáltatásai számára.
3. Más szervezeti egységekkel való együttműködés megkezdése
Az informatikai szolgáltatásmenedzsmentben elterjedt nézet, hogy a világnak tanulnia kell az ITSM-től, de ez nem csak egy irányba működhet. Ez az elmúlt évben még nyilvánvalóbbá vált, mivel a részlegek kénytelenek voltak együttműködni annak érdekében, hogy a home office-ban dolgozók számára egyszerű digitális élményt biztosítsanak.
Mivel a legtöbb ember otthonról dolgozik, azok a dolgok, amelyek korábban a létesítménygazdálkodási osztály hatáskörébe tartoztak, most az informatikai osztályra hárulnak. Ha például egy projektcsoport számára brainstormingot szerveznének, az alkalmazottak valószínűleg a létesítménygazdálkodástól kérnének egy táblával ellátott tárgyalótermet. Azonban az alkalmazottaknak most arra van szükségük, hogy az informatikai részlegük hozzáférést biztosítson számukra valamilyen együttműködési szoftverhez, például a Mirohoz, ugyanerre a célra. Ugyanakkor a fizikai irodák egyre intelligensebbek lesznek, az alkalmazásokat és érzékelőket úgy tervezték, hogy segítsék az alkalmazottak biztonságát, mivel a távolságtartás sok munkaterületen kötelezővé vált. Az informatikai szakembereknek itt is fontos szerepük van, hiszen nem csak a technológia megfelelő működését, hanem annak biztonságát is biztosítják.
Ez csak két példa azokra a területekre, ahol az IT-nak és a létesítménygazdálkodásnak meg kell osztania tudását annak érdekében, hogy maximalizálják erősségeiket és jobb munkavállalói élményt teremtsenek. Ha a közelmúltbeli digitális átalakulás megtanított minket valamire, akkor az az, hogy ez a fajta együttműködés a jövőben még fontosabbá válik. Ha tehát azt keresi, hogy hogyan tudna többet tenni alkalmazottai kedvére, mint amennyit eddig, keressen több együttműködést a részlegek között. Az ötletek megosztásával jobban fel lesz szerelve, hogy olyan változtatásokat hajtson végre, amelyek nagyobb értéket képviselnek a munkavállalók számára.
4. A kapcsolattartás messze túlmutat az online találkozókon
Gondoljunk csak a kiskereskedelemre vagy a távközlési ágazatra, amelyek már régóta használják az adatokat, a híres „Big Data”-t és az analitikákat, hogy értéket teremtsenek ügyfeleik számára és megértsék a fogyasztási szokásokat.
Ez azt jelenti, hogy minden, ami az embereket azonosíthatja, mint például a teljes név, vagy a cím, nem elérhető ezekben az értékelésekben, mert ebben az esetben ezek csak a fogyasztási szokásokat veszik figyelembe, a személyazonosságtól elvonatkoztatva. Csak ezután kerülhetnek az adatok a vállalathoz, amely irányíthatja stratégiáit, anélkül, hogy megsértené a személyes titoktartást.
A TOPdesk esetében az igénylő vagy az üzemeltető kérheti az adatok anonimizálását, és így azok egy auditálható és titkosított adatbázisban tárolódnak anélkül, hogy a rendszerben megjelennének. Ha például egy a személy elhagyja a vállalatot, az adatai archiválásra kerülnek, de a vállalat nem veszíti el a híváslistát.
5. Automatizálja service deskjét, és több időt fordíthat alkalmazottai meglepésére
A mesterséges intelligencia szolgáltatásokba történő bevezetésekor gyakran él az a tévhit, hogy az emberi érintkezési pontok számának csökkentésével hideg és kellemetlen élményt nyújtunk az ügyfeleknek. A valóságban az ismétlődő manuális feladatok automatizálásával az embereknek több idejük marad arra, hogy azokra a dolgokra koncentráljanak, amelyekben jók, például a kreativitásra, az empátiára, a stratégiaalkotásra és az innovációra. Más szóval, az automatizálás segít jobb ügyfélélményt teremteni.
A repülőterek tökéletes példaként szolgálnak erre. Az utasok régebben a check-in pultnál álltak és figyelték, ahogy a légitársaság alkalmazottja kitölti a nyomtatványokat, beszkenneli az útleveleket és kinyomtatja a beszállókártyákat. Most, hogy a bejelentkezési folyamat teljesen automatizált, az alkalmazottak beszélgethetnek az ügyfelekkel, megkérdezhetik hogy vannak, és akár feldobhatják a napjukat.
Ha automatizál valamit, például egy jelszó visszaállítását vagy egy prioritási mátrix bevezetését (hogy csökkentse a feladatok rangsorolására fordított időt), több időt tölthet az imént említett dolgokkal: innovációval, az ügyfelek megértésével és egy boldogabb munkakörnyezet megteremtésével.
Ez csak néhány módja annak, ahogyan az informatikai vezetők valódi változást érhetnek el alkalmazottaik életében, és ez a lista korántsem teljes. Miközben ezt az 5 tippet a gyakorlatban is kipróbálja, próbáljon arra összpontosítani, hogy mi működik legjobban az ön szervezetében dolgozók számára. Szabaduljon meg a feltételezésektől, és legyen kíváncsi. Sosem lehet tudni mit fedezünk fel!
Ha érdeklik további tartalmak, melyek által fejlesztheti munkahelyének működését, iratkozzon fel havi egyszer megjelenő blog hírlevelünkre!
