Sind neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen vom ersten Tag an für ihre Arbeit einsatzbereit? Haben sie alles, was sie für ihre Arbeit brauchen, z. B. einen Tisch, eine Zugangskarte und ein Nutzerkonto? Wie kann Ihre Abteilung mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um das sicherzustellen?
In vielen Organisationen ist der Onboarding-Prozess unübersichtlich. Einer der Gründe dafür ist, dass die HR-, IT- und Facility-Abteilungen meist getrennt voneinander arbeiten. Wie kann der On- und Offboarding-Prozess optimal gestaltet werden? Die Fragen, mit denen sich die jeweiligen Abteilungen auseinandersetzen müssen, sowie die Antworten, werden hier erläutert.
Wer ist für einen reibungslosen Onboarding-Prozess verantwortlich?
Wir haben häufig die Erfahrung gemacht, dass sich jede Abteilung um ihren Teil des Prozesses kümmert, aber keiner einen Überblick über den Gesamtprozess hat. Das bedeutet, dass die IT- und Facility-Abteilungen oft in letzter Minute über neue Mitarbeiter informiert werden. Das führt dazu, dass sie andere Aufgaben aufschieben müssen, damit die neuen Mitarbeiter ihre Arbeit aufnehmen können. Es ist eine gute Idee, eine Person für den Gesamtprozess verantwortlich zu machen. Dabei ist es nicht so wichtig, aus welcher Abteilung diese Person stammt. Naheliegend ist es, diese Aufgabe jemandem aus der HR-Abteilung zu übertragen, da ohnehin schon viele Aufgaben des Onboardings dort erledigt werden. Eine andere Option könnte ein IT-Mitarbeiter sein, da die IT-Abteilung in der Regel sowieso schon Zugang zu vertraulichen Informationen hat.
Wie kann bei Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters Verwirrung vermieden werden?
„Normalerweise kümmert sich Peter um die CRM-Konten, aber der war krank.“
Die Lösung ist einfach: Sorgen Sie dafür, dass Aufgaben übertragen werden können. Erstellen Sie einen Prozess, der durchlaufen werden muss und kommunizieren Sie diesen an alle Beteiligten. Manche Organisationen erstellen Stellenbeschreibungen, aber in der Praxis lassen sich diese nicht immer umsetzen, weil es zu viele Ausnahmen von der Regel gibt. Als Best Practice gilt es, ungefähr 80 % zu standardisieren und den Rest flexibel zu gestalten. Dadurch gibt es klare Regeln, die befolgt werden müssen und nicht alles ist in der Schwebe, gleichzeitig ist bei Bedarf ausreichend Raum zur Improvisation vorhanden.
Wie kann der Schutz der Mitarbeiterdaten sichergestellt werden?
Die Sorge um den Datenschutz ist groß und wird sogar noch größer, wenn mehrere Abteilungen im gleichen Tool arbeiten. Schließlich verfügt HR über viele Mitarbeiterdaten, wie z. B. Personalgesprächsprotokolle oder Informationen zu Sonderurlaub, die empfindlicher sind als die Daten, mit denen die IT- oder Facility-Abteilungen in Kontakt kommen. Es gibt also Informationen, die nur von HR-Mitarbeitern gesehen werden dürfen. In der Regel stellt dies jedoch kein Problem dar, da die HR-Abteilung weiß, welche Daten vertraulich sind und sie diese nicht mit anderen Abteilungen teilen wird. Manchmal werden persönliche Angaben für den Onboarding-Prozess benötigt, z. B. ob ein Führerschein vorhanden ist. Solche Informationen können aber in der Regel geteilt werden, ohne dabei den Datenschutz zu gefährden. Es gibt also keinen Grund zur Besorgnis!
Welches System sollte zur Verwaltung der Arbeitsmittel verwendet werden?
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Objekte in einem CAFM-, ITSM- oder HR-System überwachen, ist es am wichtigsten, dass Sie ein Basissystem wählen und sicherstellen, dass andere Systeme darauf zugreifen können. Falls Sie mit Self Service Portalen arbeiten: Es ist nicht wichtig, welches System Sie wählen, sondern dass Sie Ihren Meldern nur ein Portal anbieten, wo sie all ihre Antworten finden können. Im Hintergrund können sie zum jeweiligen System geführt werden.
Bei der Zusammenarbeit von verschiedenen Abteilungen gibt es immer Kleinigkeiten, die optimiert werden können. Dennoch denken wir, dass die Vorteile von geteilten Services die kleinen Störungen, die zu Beginn entstehen können, überwiegen.
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