Neue Verantwortlichkeiten und Dutzende neue Gesichter gleichzeitig: der erste Tag kann regelrecht überwältigend sein. Als Teil des HR Teams (oder einer anderen Serviceabteilung), spielen Sie eine große Rolle beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters. Mit der richtigen Vorbereitung schaffen Sie schnell eine angenehme Umgebung für den neuen Kollegen.
1. Ernennen Sie Mentoren
Neue Mitarbeiter müssen viel lernen und sich vieles merken, wenn sie in Ihrer Organisation anfangen. Machen Sie es ihnen leichter, indem Sie ihnen einen Mentor aus ihrem eigenen Team zur Seite stellen. Dieser Mentor hilft dem Mitarbeiter, sich in der neuen Arbeitsumgebung zurechtzufinden.
2. Den „Unternehmensrundgang” dem Team überlassen
Viele neue Mitarbeiter werden von ihrem Vorgesetzten eingewiesen. Doch gerade das ist das perfekte Beispiel für etwas, was der Mentor oder ein Kollege machen könnte. Sie kennen die wichtigsten Details (und auch den Klatsch) der Abteilung. Außerdem gibt es den Kollegen die Möglichkeit, sich gegenseitig besser kennen zu lernen.
3. Ihre Kollegen im Vorfeld über einen neuen Mitarbeiter informieren
Der erste Tag am neuen Arbeitsplatz ist weniger stressig, wenn man sich wohlfühlt. Deshalb sollten Sie Mitarbeiter immer darüber informieren, dass ein neuer Kollege dem Team beitritt. Wenn Sie das per E-Mail machen. Setzen Sie den neuen Kollegen in CC und bitten Sie das Team darum, sich kurz per E-Mail vorzustellen.
4. Den ersten Tag mit einem Gespräch abschließen
Planen Sie ein zwangloses Gespräch für das Ende des ersten Tages. Fragen Sie, wie es gelaufen ist, ob es Fragen oder Probleme gibt. Geben Sie Feedback und bedanken Sie sich für den Einsatz. So können Sie am ersten Tag eventuell aufgekommene Unsicherheiten vermeiden.
5. Werfen Sie den Neuen nicht ins kalte Wasser
Neue Mitarbeiter lernen während der Bewerbungsphase wahrscheinlich ein paar zukünftige Kollegen kennen. Nutzen Sie diese Bekanntschaften, damit sich der Mitarbeiter am ersten Tag wohlfühlt. Es ist nicht möglich, von einem bekannten Gesicht begrüßt zu werden? Dann müssen Sie sicherstellen, dass Ihre neuen Kollegen wissen, von wem sie herumgeführt werden (das gilt natürlich für beide Seiten).
6. Zeit im Terminkalender des Vorgesetzten einplanen
Der Manager oder Teamleiter leistet für neue Mitarbeiter wichtige Unterstützung am ersten Arbeitstag. Achten Sie darauf, dass dieser sich nicht nur blicken lässt. Planen Sie lieber ein Meeting mit ihm und dem Mitarbeiter. Das Meeting sollte dann stattfinden, wenn sich der neue Kollege ein wenig eingewöhnen konnte.
7. Lassen Sie das Team über den ersten Tag nachdenken
Ob der erste Tag für den neuen Mitarbeiter Top oder Flop wird, hängt auch davon ab, wie das bestehende Team den neuen Kollegen willkommen heißt. Versuchen Sie, das Team für den neuen Kollegen zu begeistern, indem Sie das Team in den Onboarding-Prozess einbinden. Geben Sie beispielsweise einem oder zwei Mitarbeitern die Aufgabe, ein Willkommenspaket zu schnüren oder Getränke zu besorgen.
8. Planen Sie Gespräche mit Mitarbeitern aller Ebenen
Diese Gespräche helfen Ihrem neuen Kollegen, schnell einen Überblick der verschiedenen Rollen innerhalb der Organisation zu bekommen. So lernt er, wie jeder Mitarbeiter zum Zweck und zu den Zielen der Organisation beiträgt und was seine Rolle ist.
9. Denken Sie an die Unternehmenskultur
Die formellen Unternehmensregeln finden sich im Mitarbeiterhandbuch. Zur Eingewöhnung brauchen neue Mitarbeiter auch Informationen über die informellen Bräuche und Werte der neuen Organisation. Wann und wo gibt es Mittagessen? Welche Aktivitäten werden organisiert? Was machen wir an Geburtstagen? Geben Sie diese Informationen weiter und binden Sie neue Kollegen sobald wie möglich in alle Aktivitäten ein.
10. Organisieren Sie vor dem ersten Tag die Einführung
Das Kennenlernen des Teams ist eines der wichtigsten Dinge an jedem ersten Tag. Ein geschäftiger Montagmorgen ist meistens nicht der beste Zeitpunkt für das Kennenlernen. Schauen Sie, ob es möglich ist, ein Treffen mit dem Team zu organisieren und laden Sie den neuen Kollegen dazu ein. So kann jeder für eine entspannte Atmosphäre und für einen guten ersten Eindruck sorgen.
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