Jeder mag Veränderung, zumindest zum Besseren hin. Trotzdem ist das Changemanagement immer noch der ITIL-Prozess, der viele vor Herausforderungen stellt. Überwinden Sie diese Hindernisse, indem Sie sich vor der Umsetzung des Changes folgende vier Fragen stellen:
1. Was ist ein Change?
Der Start jedes Changemanagement-Projekts ist am anfälligsten für Fehler. Sie werden schnell merken, dass jeder seine eigene Meinung dazu hat, was ein Change ist. Und wie Sie bei der Umsetzung vorgehen sollen.
Wenn sich nicht alle einig sind oder sogar darüber streiten, was einen Change ausmacht, ärgern Sie sich später. Gerade wenn etwas schief läuft. Fragen Sie lieber direkt beim ersten Meeting: „Weiß jeder, was ein Change ist?“
Verstehen Sie mich nicht falsch – ich habe nichts gegen ITIL. Aber um Aussagen in Richtung „ITIL definiert klar, was ein Change ist…“ vorzugreifen, verweise ich auf meinen letzten Blogartikel. Denken Sie bitte daran, dass nicht jeder in Ihrem Meeting alles über ITIL weiß. Oder sich darüber bewusst ist, was mit einem Change einhergeht.
2. Warum ist dieser Change notwendig?
Noch bevor Sie ein Projekt anfangen, sollten Sie die „Warum ist dieser Change notwendig?“ Frage klären. Finden Sie auf diese Frage keine klare Antwort, ist ein Projekt oft schon von Anfang an zum Scheitern verurteilt.
Bei manchen Projekten ist es einfach nur erforderlich, dass alles, was kein Incident oder Problem ist, den Change-Prozess durchläuft. Somit kann eine Aufzeichnung sämtlicher Aktivitäten vorgenommen werden. Eine solche Aufzeichnung ist nützlich, um dem Management zu zeigen, dass Sie nicht nur Feuerwehr spielen. Sie zeigen auf, dass Sie sich auch um andere Dinge kümmern. Bei komplexeren Projekten wird von Anfang an nach Möglichkeiten gesucht, Incidents im Vorfeld zu verhindern, umfangreichere Reports zu erstellen, die Bearbeitung von Standardanfragen zu vereinheitlichen, etc.
Zu verstehen, warum ein Change notwendig ist, ist absolut essentiell, wenn Sie sich Widerstand gegenüber dem Change ausgesetzt sehen.
3. Was sind unsere Anforderungen an den Prozess?
Sparen Sie sich die Zeit, die Sie bisher für das Aufzeichnen von prinzipiell nutzlosen Daten vergeudet haben – setzen Sie sich klare Ziele.
Wenn Sie beispielsweise wollen, dass Change Requests nur über ein Formular eingereicht werden, dann sollten Sie nur Fragen stellen, die auch zu sinnvollen Antworten führen. Sorgen Sie dafür, dass die Antwort auf jegliche Frage aufschlussreich ist und den Change-Prozess weiterbringt, ansonsten verschwenden Sie nur die Zeit aller Beteiligten. Zu diesem Thema können Sie mehr in diesem Blogartikel von meiner Kollegin Sam Norman finden.
Ist jedem bewusst, was Sie machen und warum Sie es machen, wird niemand Zeit mit dem Messen unnützer Dinge oder mit Arbeiten an unnötigen Teilen des Prozesses, verschwenden. Den Arbeitsalltag aller Beteiligten zu erleichtern – das sollte das Ziel einer erfolgreichen Umsetzung sein.
4. Sind wir uns über den Changemanagement-Prozess einig?
Stoßen Sie zu einem Projekt hinzu, in dem gerade ein Change vollzogen wird? Niemand wird Ihnen böse sein, wenn Sie nicht sofort den vollen Durchblick haben. Das liegt ganz einfach daran, dass die restlichen Teammitglieder zu diesem Punkt sehr wahrscheinlich auch im Dunkeln tappen.
Achten Sie darauf, dass jeder mit demselben Wissensstand startet und sorgen Sie dafür, dass das während dem Projekt so bleibt. Bleiben Sie bei Ihrem Plan und kommunizieren Sie allen eindeutig, falls Sie davon abweichen müssen.
Gute Planung und Dokumentation helfen Ihnen dabei. Ebenso wie eine gute Führung. Ihr Change Manager sollte sich nicht nur darum sorgen, dass alle am Projekt Beteiligten wissen, was zu jedem Zeitpunkt der aktuelle Stand ist. Sondern auch die Stakeholder (inklusive Management und Melder) wollen über den Change informiert werden und wissen, was damit einhergeht und ob sich dadurch irgendetwas an ihren Arbeitsabläufen ändert.
Wenn Sie weitere Tipps zu diesem Thema möchten, können Sie einen Blick auf unsere Checkliste für Change Manager werfen.
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